wijn proeven personeelsfeest

Hoe organiseer je een leuk personeelsfeest?

wijn proeven personeelsfeestHeb je zin om een leuk en gezellig personeelsfeest te organiseren? Dan is het fijn om een checklist bij de hand te hebben wat je daarvoor allemaal nodig hebt. In dit artikel kun je lezen wat er toe bijdraagt om een personeelsfeest te laten slagen.

Personeelsfeest

Als je een personeelsfeest wil organiseren, dan zijn er een aantal zaken waar je op tijd aan dient te denken.

  • Stel de datum van het feest ruim op tijd vast. Veel mensen hebben een volle agenda, houd daar rekening mee! Verjaardagen en andere feesten in familie- en kennissenkring, maar ook sportieve activiteiten zorgen ervoor dat het bijna noodzakelijk is om bijeenkomsten en dergelijke op tijd te plannen en vervolgens vast te leggen. Een personeelsfeest kun je om die reden dus beter ook op tijd bekend maken, zodat iedereen de mogelijkheid heeft deze datum vrij te houden.
  • Wanneer je veel mensen de kans wil geven om het feest bij te wonen, is het weekend vaak het meest geschikt. Een oppas regelen voor de kinderen lukt in het weekend gemakkelijker, doordeweeks is vaak een stuk lastiger. Vaak sporten mensen op een of meer werkdagen, volgen een studie, zijn laat thuis en hebben dan geen zin meer om diezelfde avond feest te vieren en de volgende ochtend weer fris en fruitig op de werkvloer te verschijnen.  
  • Stel altijd een budget vast bij het regelen van een personeelsfeest. Hierdoor weet je wat je allemaal kunt regelen voor dat bedrag. Heb je een personeelsvereniging dan zal er geld in de kas zitten. Hoeveel? Is dat voldoende om een groot feest te geven? Je kunt iedereen een bijdrage vragen, maar je kunt ook bij de directie aankloppen. Het zou zomaar kunnen dat zij bereid is om een bijdrage te leveren, want een gezellig feest draagt positief bij aan het onderlinge contact van collega's en dat is weer in het voordeel van het bedrijf of de onderneming.
  • Regel jij het feest of doe je dit samen met een collega? De taken kunnen verdelen is prettig en je staat er niet alleen voor als je problemen moet oplossen en de boel moet regelen.
  • Zorg dat je altijd rekening houdt met onvoorziene kosten.
  • Zorg dat je wat mensen achter de hand hebt bij het organiseren van een personeelsfeest. Er kan altijd iemand uitvallen door onvoorziene omstandigheden.
  • Het organiseren van een personeelsfeest kun je zelf doen en daardoor kan er veel geld bespaard worden. Begin wel overal op tijd mee, zodat het personeelsfeest goed geregeld is en je je niet net voor het feest nog erg druk moet maken. Op tijd beginnen met organiseren wil zeggen alles goed plannen en actie ondernemen.
  • Ook de catering kun je zelf verzorgen. Maak een grove berekening wat het je kost als je alles zelf doet en wat een catering uitbesteden kost. Het is goed om te weten dat een cateringbedrijf een goede inschatting kan maken wat er nodig is. Doe jij alles zelf en blijf je met een groot overschot zitten dan ben je ook veel geld kwijt. Dus even goed over nakijken!  

Voorbereidingen personeelsfeest

Voordat je het personeelsfeest gaat organiseren, is het goed een aantal dingen na te gaan:

  • Wie ga je allemaal uitnodigen op het personeelsfeest?
  • De sfeer van het personeelsfeest wordt grotendeels bepaald door wie je uitnodigt en hoe de samenstelling is. Let daar dus goed op!
  • Denk aan ruimtegebrek en aan een beperkt budget als je daarmee te maken kunt krijgen. Dit kan er namelijk voor zorgen dat je niet zo veel mensen uit kunt nodigen. Dit kan vragen oproepen bij collega's. Ben vooraf duidelijk in wat je wil en wie er mogen komen. Is het een groot feest voor het hele bedrijf of voor een bepaalde afdeling?
  • De locatie van een feest is ook van belang, daar dien je ruim van tevoren naar te kijken. Hoeveel mensen kunnen er binnen en/of buiten? Welke sfeer hangt er? Is parkeren gemakkelijk? Wat zijn de mogelijkheden en wat zijn de kosten?
  • Als je een feest buiten wil houden kan dat uiteraard ook, bij lekker weer kan het vaak in de tuin bij iemand of je huurt een terrein af waar je met zijn allen buiten kunt zijn.
  • De bereikbaarheid voor je gasten is bij een personeelsfeest van belang. Let daar goed op als je de locatie gaat kiezen. Zijn er mensen met een lichamelijke beperking, is de locatie rolstoelvriendelijk bijvoorbeeld? Kun je in de buurt overnachten als je niet naar huis wilt rijden na het feest.
  • Als je een feest op locatie gaat geven hoef je minder rekening te houden met de drukte, een zaal is bestemd voor een bepaald aantal personen. Je hebt dan vaak de keuze uit een kleine of grote zaal.
  • De catering dien je ook op tijd te regelen. Waar dien je rekening mee te houden? Zijn er mensen met een dieet of allergie?  
  • Wat kost de catering? Spreek daarvoor een bedrag af, zodat je straks geen te hoge rekening krijgt.
  • Een band of DJ boeken kan ervoor zorgen dat de sfeer meteen goed zit, van tevoren referenties opvragen en de prijzen opvragen geeft duidelijkheid over de kosten. Ook deze mensen dien je op tijd te regelen! Geschikte muziek, afgestemd op de gasten van het feest, is wel van belang voor de sfeer.   
  • Een professionele fotograaf kan het personeelsfeest vastleggen en is een mooie herinnering voor iedereen!
  • Met de fotograaf kun je van tevoren aangeven wat je graag op de foto wil en diegene kan daar dan rekening mee houden.
  • Maak altijd een begroting zodat je weet wat de kosten zijn en waar je zoal op kunt rekenen bij het organiseren van een personeelsfeest.
  • Per onderdeel kun je het beste een vast bedrag vaststellen en het is prettig om offertes aan te vragen, zodat je weet waar je aan toe bent en prijzen kunt vergelijken.
  • Zet alle afspraken die je maakt op papier!
  • Voorlopig draaiboek is aan te raden, zodat je weet wat er gedaan moet worden en wanneer, zo voorkom je dat je dingen gaat vergeten.
  • Een thema personeelsfeest kan ook een leuke optie zijn, houd hierbij ook rekening met de doelgroep, de locatie en wie er allemaal komen.
  • Verlichting is ook van belang op een personeelsfeest, ook dit kun je al op tijd regelen.

Personeelsfeest en uitnodigingen

De uitnodiging voor een personeelsfeest is van belang. Zet daar het volgende op:

  • De datum dat het feest wordt gevierd.
  • Dat het een personeelsfeest is.
  • De tijd van het feest.
  • De locatie.
  • Met of zonder partner.
  • Eventueel het thema.
  • Een losse brief bijvoegen met de route, parkeergelegenheid en overnachtingsmogelijkheden, hierdoor hoeven de gasten het zelf niet meer uit te zoeken.
  • E-mailadres en telefoonnummer waarmee mensen door kunnen geven of ze wel of niet komen. Je kunt vragen of ze sowieso voor een bepaalde datum willen laten weten of ze wel of niet aanwezig zullen zijn, dan kun je daar rekening mee houden met de organisatie van het personeelsfeest.
  • Eventuele eigen bijdrage.

Inspiratie personeelsfeest

Er kan altijd inspiratie gehaald worden van het internet om een leuk personeelsfeest te organiseren. Let goed op thema’s, muziek, aankleding, locaties en leuke ideeën die je bijvoorbeeld over kunt nemen. Ook de versiering kan daarin een rol spelen of een bepaalde dresscode.

Tips voor personeelsfeest organiseren

Er zijn nog meer tips waar je aan kunt denken bij het organiseren van een personeelsfeest:

  • Een deadline stellen voor de aanmelding van het personeelsfeest is wel zo praktisch, dan weet je op hoeveel mensen je kunt rekening (bijvoorbeeld om aan de catering het juiste aantal personen door te geven).
  • Als je gadgets op het feest uit wil delen, bestel deze dan op tijd.
  • Regel op tijd vervoer wanneer dat nodig is.
  • Verstuur de uitnodigingen op tijd.
  • Bestel een presentje om je personeel te bedanken dat ze naar de personeelsfeest zijn gekomen.
  • Controleer een aantal weken voor het personeelsfeest of je alles hebt en wat je eventueel nog nodig hebt.
  • Schakel op tijd hulp in als je er niet uit komt en houd wat mensen achter de hand.





                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   

Categorieën

Er zijn reeds 19 artikelen toegevoegd op deze website.

Auteur: Ivos
Aantal keer gelezen: 384x
Toegevoegd: 15-03-2016 12:31
Gewijzigd: 24-03-2016 16:30

De copyrights van beginthier.nl zijn van toepassing!

Relevante links